Preparare una “to do list” efficace per il lavoro

Quante attività possiamo mettere all’interno di una giornata lavorativa? Quanto resiste il nostro corpo e la nostra psiche a lunghe ore di lavoro? Quanto può resistere il nostro corpo nello stare fermo?

Il tempo che dobbiamo dedicare al lavoro deve essere limitato. Per questo motivo dobbiamo imparare ad inserire nel “tempo di lavoro” le cose che realmente servono e sono produttive. Come? creando una "to do list".

Una lista delle cose da fare (quello che gli anglosassoni chiamano “to do list”) è importante per iniziare a fare il punto della nostra giornata lavorativa. E' la prima cosa che facciamo prima di lavorare.

La lista delle cose da sbrigare ci serve come promemoria delle cose da fare (utile per tutti coloro che si dimenticano facilmente le cose) e serve anche come punto arrivo al quale arrivare.

Mentre lavoriamo e guardiamo la lista delle cose da fare possiamo verificare di volta in volta a che punto siamo arrivati.

Quando all’inizio di una giornata lavorativa definiamo la nostra to do list stiamo ponendo un obiettivo per la giornata. Già solo il fatto di aver posto degli obiettivi per questa giornata ci darà una parte di quella “carica motivazionale” di cui abbiamo bisogno per spingere con una certa sollecitudine. Non abbiamo bisogno di qualcuno che ce lo dica dall'esterno abbiamo definito dei punti chiari e questo ci porta avanti...

Lavorare senza un “to do list” equivale a esplorare senza una carta geografica. La lista serve anche a tenere il giusto orientamento sulle cose da fare ed evitare di inserire nuove attività non pertinenti ai nostri obiettivi lavorativi.

Fa eccezione il caso in cui capitino delle urgenze che rientrano nei nostri obiettivi o che comunque avremmo dovuto risolvere già in passato.

Come scrivere una “to do list”

Ci sono delle semplici regole per evitare che la to do list rimanga campata in aria. Ecco alcune regole per scrivere una “to do list” efficace per il nostro lavoro:

  1. Scrivere la to do list su foglio di carta;
  2. Numerare ogni punto della nostra lista;
  3. Inserire una priorità accanto a ciascuna attività con 1, 2 o 3 stelline (1 stellina priorità massima, 2 stelline priorità media, 3 stelline priorità bassa);
  4. Indicare un tempo stimato per svolgere quell’attività;
  5. Depennare con una riga le attività portate a termine.

Con queste informazioni la lista delle cose da fare è perfetta e non necessita altri ritocchi.

Scrivere la to do list su foglio di carta

Perché, molti si chiederanno, scrivere una lista degli impegni su foglio di carta quando, invece, nella vita quotidiana abbiamo i disposizione smartphone e computer? Molte ragioni stanno alla base di questa scelta:

Scrivere su carta richiede un tempo “della scrittura” più lungo che ci aiuta a fissare le idee;

Scrivere su un supporto fisico ci permette un utilizzo più immediato, il foglio con la nostra lista di impegni lo teniamo accanto a noi;

In ultimo perché la carta ci permette azioni più creative ed una personalizzazione delle informazioni che inseriamo.

Numerare ogni punto della lista

E’ importante numerare ogni punto della lista per avere un’idea “quantitativa” degli impegni che risolviamo nel corso di una giornata. Può essere motivante tentare di arrivare a svolgere un numero determinato di attività nel corso di una giornata di lavoro.

Definire una priorità di esecuzione.

Le priorità si definiscono con un numero di stelline (pallini, asterischi, quadratini o quant’altro) crescente. Tanto più è alto il numero di stelline tanto meno è prioritario lo svolgimento di una attività.

Se indichiamo la priorità con un numero la priorità “zero” sarà quell’attività che ha priorità assoluta.

Indicare un tempo stimato per svolgere quell’attività

Indicare il tempo stimato ci dovrebbe stimolare a non sprecare tempo inutilmente tentando il più possibile di raggiungere l’obiettivo definito dalla lista nel tempo più breve. Questo concetto è un concetto chiave considerato che la risorsa fondamentale per il lavoratore è il “tempo”.

Depennare con una riga le attività portate a termine

L’ultimo ma non meno importate punto, prendete l’abitudine di depennare con una riga ogni volta che concludete l’attività. Questo vi darà un quadro progressivo delle attività (o task) eseguite nel corso della giornata.

E’ il momento di verifica necessario che ci fornisce una carica mentale: aver concluso una attività o raggiunto un obiettivo è per noi fonte di soddisfazione e ci mette di buon umore. Tutti sappiamo che essere di buon umore ci permette di lavorare meglio ed essere più produttivi.

Usate la “to do list” in modo intelligenza

Non forzatevi a raggiungere il 100% degli obiettivi, fate piccoli passi e soprattutto ricordatevi di essere umani, fra un “task” e l’altro potete concedervi un po’ di pausa. La mente e il corpo hanno bisogno rispettivamente di riposo e movimento.

Siamo certi, perché lo abbiamo provato su noi stessi, che redigere una lista delle cose da fare vi potrebbe cambiare radicalmente la vita lavorativa.