Personalizzazione delle procedure di lavoro

Una delle caratteristiche dei PC risiede proprio nel nome infatti l’acronimo PC non significa altro che “Personal Computer”. Dobbiamo porre un accento piuttosto forte alla parola “personal”. Il computer non è personale solo per una questione di proprietà ma per il tipo di uso che se ne può fare.

Un computer oggi è un dispositivo tanto potente e flessibile da permetterci di produrre grandi quantità di documenti ma anche tanto da permetterci di essere estremamente creativi. Uno strumento ideale per migliorare o inventare procedure lavorative sempre nuove e più efficaci.

Un poco è quello che dovrebbe farsi nelle scuole di informatica dove si insegna l’alfabetizzazione informatica e dove si può insegnare le buone prassi lavorative.

Che cos’è una procedura di lavoro?

Per procedura si intende un elenco dettagliato di tutte le operazioni inerenti un particolare processo. Una procedura lavorativa è l’insieme delle operazioni che possiamo o dobbiamo svolgere nel nostro lavoro affinché questo sia per noi adeguatamente produttivo.

Una procedura lavorativa dovrebbe avere delle caratteristiche essenziali ed imprescindibili:

  • velocità di esecuzione;

  • essenziale e non dispersiva;

  • essere ripetibile;

  • precisa e misurabile;

  • messa per iscritto;

  • in parte gestita in modo informatico.

I personal computer e l’informatica si prestano particolarmente bene alla creazione di procedure del tutto personalizzate come ad esempio:

  • l’elaborazione e la creazione di nuova conoscenza, documentazione, idee e progetti.

  • l’archiviazione sistematica, la catalogazione tassonomica e l’etichettatura delle informazioni.

  • la produzione massiva di materiali informativi o di intrattenimento(testi, slide, audio, video);

  • il consumo periodico e continuativo di materiali informativi o di intrattenimento (testi, slide, audio, video);

  • personalizzazione dell’apprendimento e la formazione online (oggi meglio nota come e-learning);

Un personal computer ci permette di essere flessibili e produttivi allo stesso tempo.

Come costruire una propria procedura lavorativa

Per poter personalizzare una procedura di lavoro è necessario conoscere bene il proprio lavoro. L’esperienza è necessaria per capire come si svolge il lavoro nella sua routine quotidiana e, di conseguenza, conoscere quali sono le sue problematiche ricorrenti.

A partire da ciò che conosciamo possiamo migliorare il lavoro ideando quindi un elenco di azioni da mettere in atto per risolvere quelle che sono le criticità quotidiane.

Alcuni facili esempi

  • Desktop disordinato? La risposta è nella periodica archiviazione della documentazione digitale (fatture, documenti, lettere, immagini, ecc..).

  • Grande quantità di documenti? La risposta è nell’adozione di software dedicati alla gestione documentale.

  • Difficoltà e tempi lunghi nel recuperare vecchi materiali e documenti? La soluzione potrebbe risiedere nella nomenclatura dei file e delle cartelle.

  • Molti messaggi di posta elettronica? L’adozione di un client di posta può rappresentare l’inizio di una gestione ottimale.

Dobbiamo ricordare che non tutto il successo del proprio lavoro passa attraverso il computer. La creatività, la capacità di trovare soluzioni concrete, l’impegno e la costanza sono alla base di qualsiasi lavoro.

Alcune operazioni devono essere periodiche (quotidiane, settimanali, mensili) e si possono svolgere con maggiore rapidità se conosciamo approfonditamente le caratteristiche dei programmi che abbiamo a disposizione.

Elementi essenziali di un approccio procedurale al lavoro

  • Disporre di modelli operativi (formulari, cataloghi, listini);

  • Mantenimento dell’ordine nella documentazione digitale;

  • Applicare criteri tassonomici e sistematici delle informazioni;

  • Esecuzione periodica delle attività di lavoro (creazione, emissione, archiviazione).

Va detto che tutto questo è solo la punta dell’iceberg di una buona della cultura d’impresa che, oggi come oggi, dovrebbe essere il bagaglio ottimale di ogni libero professionista, di ogni manager, di ogni dipendente illuminato capace di apportare un valore aggiunto all’azienda in cui lavora.

Procedure di lavoro personalizzateUn equilibrio fra metodi standard e innovazione

Per “personalizzazione” ovviamente intendiamo qualcosa che va oltre lo le metodologie standard, qualcosa che risponde alle nostre esigenze me che le innova, qualcosa che si adatta ai nostri processi produttivi, qualcosa che innova il nostro modo di lavorare. Un equilibrio difficile che si sposta fra metodi standardizzati e innovazione, che rompe gli schemi, che usa lo strumento anche in modo improprio per ottenere un determinato risultato.

La personalizzazione del proprio lavoro al computer in definitiva significa pensare al computer come uno strumento generico polivalente.

Con una lima possiamo levigare un sasso ma se con la stessa lima riusciamo anche ad accendere un fuoco allora quello strumento sarà diventato qualcosa di più.

Il risultato finale non sarà stato merito dello strumento ma soprattutto della nostra creatività e della nostra intelligenza flessibile.