Migliorare il lavoro usando il cloud

Migliorare il proprio modo di lavorare utilizzando il cloud è possibile. Non è troppo difficile la chiave per farlo è “iniziare con una prova”.

Per passare dalla teoria alla pratica si può ingannare la pigrizia facendo una prova non vincolante. Un tentativo per capire come funziona, per capire se potrebbe esserci utile.

Il cloud computing è ancora troppo poco usato nella vita di tutti i giorni e poco utilizzato nel lavoro come se questa interessante e semplice tecnologia fosse una prerogativa solo delle grandi aziende. Non è così.

Definizione semplice di cloud o cloud computing

In informatica per cloud computing si intende un modello di erogazione di risorse informatiche quali lo stoccaggio di dati e file, l'elaborazione o la trasmissione di dati, caratterizzato dalla disponibilità “su richiesta” e personalizzabile secondo le proprie esigenze.

Solitamente il cloud computing è associato ad applicazioni così dette “web based” significa che l’applicazione per la creazione e elaborazione dei dati non si trovano all’interno del dispositivo utente ma si trovano allocati presso il così detto server remoto del fornitore di servizi.

Detto in modo ancor più semplice si tratta di un programma che scarichiamo solo quando ci serve utilizzarlo.

Per iniziare possiamo scegliere i servizi di Google o i servizi di Microsoft. Entrambe queste grandi aziende propongono il loro pacchetto di servizi in cloud.

Google Drive soluzione integrata gratuita

Google offre la possibilità di aprire un account di posta elettronica al quale vengono associati praticamente tutti servizi di cloud computing. Quando procediamo alla creazione di una casella di posta elettronica con la sua corrispondente password di accesso non abbiamo bisogno di altro per accedere ai servizi di Google.

Il servizio di spazio di archiviazione di Google è gratuito fino a 15 GB di spazio e questo lo rende interessante per la maggior parte degli utilizzatori di massa.

Per iniziare accediamo ai servizi di archiviazione ovvero il così detto “Drive” (accessibile a questo indirizzo web: https://drive.google.com/drive/u/0/) se non siamo già autenticati sarà necessario inserire il nostro indirizzo di posta elettronica (precedentemente creato) e la nostra password (che naturalmente dovremo ricordare a memoria).

Una volta entrati nel Drive potremo utilizzare le applicazioni che Google mette gratuitamente a disposizione dei propri clienti.

Microsoft Office Online

Un servizio molto simile lo offre Microsoft associandolo all’utilizzo della suite per l’ufficio Microsoft Office nella sua versione Online. Questa versione di Office è leggermente ridotta nelle funzionalità. I motivi sono semplici: prima di tutto c’è la ragione commerciale: è chiaro che Microsoft non lavora gratuitamente per noi. Office Online rappresenta in parte una “demo” del software completo e ci mette nelle condizioni di imparare ad utilizzarlo. Il secondo motivo per cui questa versione è ridotta è squisitamente tecnico: non si può costringere l’utente a scaricare sul proprio computer tutta la versione completa del software questo infatti richiederebbe troppo tempo e manderebbe in blocco la maggior parte di browser.

Quali sono vantaggi e svantaggi di usare il cloud computing?

Il cloud computing ha un unico difetto ovvero la dipendenza dalla disponibilità della connessione alla rete.

I vantaggi in compenso sono moltissimi:

  • Disponibilità di uno spazio di archiviazione accessibile da qualsiasi dispositivo (pc, tablet, smartphone);
  • Disponibilità di utilizzo da qualsiasi luogo;
  • Possibilità di lavoro collaborativo e condiviso;
  • Integrazione con numerose applicazioni;
  • Semplicità di utilizzo;
  • Sicurezza;
  • Stabilità del software;
  • Costo ridotto per spazio aggiuntivo.

Analizziamo vantaggi del cloud computing nel dettaglio:

Le applicazioni web based di cloud computing sono generalmente studiate per essere correttamente visibili e utilizzabili da qualsiasi tipo di dispositivo rendendoli flessibili e presenti in ogni momento del nostro lavoro e della nostra vita privata.

L’accesso ai servizi di cloud computing è possibile da qualsiasi luogo purché si ricordi il proprio indirizzo di posta elettronica e la password di accesso. Oggi i sistemi di sicurezza prevedono una verifica incrociata con il proprio smartphone che è bene portare sempre appresso con sé (ma lo consideriamo scontato naturalmente).

Le applicazioni web based prevedono la possibilità di condividere i documenti tra più utilizzatori dello stesso servizio. Questo permette la produzione di documenti in modo collaborativo, cooperativo e condiviso. Un modo nuovo di lavorare che mira alla maggiore produttività e al miglioramento della qualità del materiale concettuale.

L’integrazione di Google Drive con altre applicazioni è ampissima e questo ne fa uno dei più interessanti e flessibili sistemi di cloud storage fra tutti. La possibilità di sfruttare il proprio spazio di archiviazione per più e diversi tipi di applicazione è l’attrattiva più alta per i suoi utenti.

Le applicazioni web based sono studiate per essere più semplici delle applicazioni per desktop, spesso intuitive non necessitano di manuali di istruzioni e hanno solitamente un numero ristretto di funzionalità. Questa loro semplicità evita noiose distrazioni durante il lavoro e soprattutto un’efficacia nell’elaborazione delle informazioni.

Per quanto riguarda la sicurezza possiamo dire che i vantaggi sono notevolissimi. La sicurezza in termini di protezione dei materiali è altissima. La sicurezza in termini di rischio perdita di dati anche è molto alta. La tecnologia della ridondanza d è molto difficile perdere dei dati per una rottura fisica del server.

La stabilità del software è una delle caratteristiche che da un taglio netto con le applicazioni del passato spesso malfunzionanti e destinate al deterioramento. Alla manutenzione e aggiornamento del software ci pensa il fornitore e non è più responsabilità del singolo utilizzatore che si deve limitare a produrre documentazione. Non esistono più periodi di latenza del lavoro a causa di errori del software o malfunzionamenti.

Sappiamo che lo spazio gratuito fino a 15GB può finire da un momento all’altro, d’altra parte quando si utilizza il cloud computing non solo per produrre ma anche per conservare dati questo è naturale che accada. Aumentare il proprio spazio fino a 100GB disponibile può costare appena 2 dollari al mese su Google Drive, poco più su Microsoft Drive. Tutto sommato è un costo sostenibile e che non è minimamente paragonabile al costo di un disco rigido delle stesse dimensioni.

Conclusioni sull’uso del cloud computing

Una prevalenza di aspetti positivi a fronte di pochi svantaggi e limitazioni fanno del cloud computing un salto evolutivo in avanti nelle modalità di lavoro.

Ideale quindi per piccole imprese, per gruppi di co-working e liberi professionisti che vogliono dare una spinta forte alla produttività.

Iniziare ad utilizzare il cloud computing e lo cloud storage è essenziale per dare una spinta alla propria azienda:in termini operativi, in termini di velocità, in termini di efficientamento, ma anche per ridurre i costi di produzione.

Personalmente l’ho provato e non riesco più a farne a meno.